Introducción

Contratar empleados es una señal clara de crecimiento para cualquier negocio. Sin embargo, junto con esta responsabilidad viene la obligación de cumplir con las leyes laborales y fiscales del estado de Florida y del gobierno federal. Si no se siguen los requisitos correctamente, el empleador puede enfrentar sanciones, auditorías e incluso demandas.

En este artículo le explicamos de forma clara y práctica qué necesita su negocio para pagarle legalmente a sus empleados en Florida y cómo Regio Management puede ayudarle a cumplir con cada paso.

1. Obtenga su número de identificación del empleador (EIN)

Antes de contratar a su primer empleado, debe tener un Employer Identification Number (EIN), emitido por el IRS. Este número identifica a su empresa ante el gobierno federal para temas fiscales y de nómina.

2. Regístrese en el Departamento de Ingresos de Florida (DOR)

Si va a tener empleados en el estado, debe registrarse con el Florida Department of Revenue para cumplir con las retenciones de impuestos estatales, como el impuesto de desempleo (Reemployment Tax). Este proceso se hace en línea y es obligatorio.

3. Cumpla con la verificación de elegibilidad (Formulario I-9)

Todo empleador debe asegurarse de que sus empleados están legalmente autorizados para trabajar en Estados Unidos. Para ello, debe completar y mantener en sus archivos el Formulario I-9, junto con una copia de los documentos de identificación correspondientes.

4. Regístrese en el sistema E-Verify (si aplica)

Aunque no todos los empleadores están obligados, ciertos tipos de negocios o contratos con el gobierno requieren registrarse en E-Verify, un sistema en línea que valida la información del I-9 con las bases de datos federales.

5. Prepare una nómina legal y cumpla con los pagos

El pago a empleados debe hacerse conforme a las leyes laborales:

• Cumplir con el salario mínimo estatal (en 2025, $13/hora en Florida).
• Emitir recibos de pago con desglose de horas, deducciones y beneficios.
• Pagar a tiempo según los ciclos establecidos (semanal, quincenal, etc.).

Contar con un sistema de payroll automatizado, como QuickBooks Payroll, le permite llevar un control claro y evitar errores.

6. Retención de impuestos y envío de formularios

Usted debe retener los impuestos correspondientes de cada cheque de pago:

• Impuestos federales sobre ingresos (según la W-4 del empleado).
• Impuestos de Seguro Social y Medicare (FICA).
• Impuesto de desempleo estatal (SUTA).

También debe emitir los formularios W-2 al final del año a cada empleado y presentar copias al IRS y al estado.

7. Adquiera un seguro de Workers’ Compensation

La ley de Florida exige que las empresas con más de 4 empleados (o 1 solo si es construcción) cuenten con un seguro de compensación laboral. Este seguro protege tanto a usted como empleador como al trabajador en caso de accidente.

¿Cómo puede ayudarle Regio Management?

En Regio Management ayudamos a negocios hispanos en Tampa a cumplir con todos los requisitos legales para contratar y pagar empleados. Le apoyamos con:

• Registro en IRS, DOR y creación de payroll.
• Manejo completo de la nómina, impuestos y reportes.
• Trámite de seguros obligatorios.
• Asesoría en cumplimiento laboral y documentación.

Conclusión

Pagarle legalmente a sus empleados no solo es una obligación, sino una muestra de profesionalismo y compromiso. Cumplir con los requisitos le evitará multas, problemas legales y le permitirá crecer con tranquilidad. Si necesita ayuda, cuente con Regio Management para acompañarlo en cada paso del proceso.

Resumen Ejecutivo

1. Antes de contratar, debe obtener su EIN y registrarse en el Departamento de Ingresos de Florida.
2. Debe verificar que sus empleados están autorizados para trabajar legalmente en EE.UU.
3. La nómina debe cumplir con las leyes de salario, impuestos y seguro laboral.
4. Es obligatorio retener impuestos y entregar formularios W-2 al final del año.
5. Regio Management le ayuda con el registro, payroll y cumplimiento laboral completo.